Gestión Documental Electrónica

Hoy en día, las tecnologías de la información y las telecomunicaciones están innovando con nuevas estrategias y formas de diligenciar los documentos. Estas estrategias brindan acceso de mejoramiento, sin embargo, es necesario que se establezcan políticas acerca de la producción, distribución, retención, preservación, almacenamiento y disposición final, debido a cada decisión referente al tratamiento de dichos documentos tendrá resultados sobre el patrimonio documental.

La mayoría de las empresas trabajan todo el tiempo con una gran cantidad de documentos. Es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental electrónico eficiente, dado a que se puede gestionar esa gran cantidad de documentos, y esto permite un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación. En empresas donde se generan muchas transacciones diarias, como en la industria de los bienes de consumo, por ejemplo, es muy común ver la necesidad del uso de un Sistema de Gestión Documental Electrónica.

El Sistema Electrónico de Gestión de Documentos (EDMS, por sus siglas en inglés) o Gestión Documental Electrónica, es un sistema de software que controla y organiza los documentos en toda la organización, independientemente de que se hayan declarado documentos electrónicos de archivo o no.

Por medio de la Gestión Documental Electrónica pueden personalizarse los documentos de salida de la empresa como las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Se puede integrar todo en el mismo Sistema de Gestión Documental con el que se configura las tareas de los documentos, tanto de entrada como de salida de la empresa. Esto claramente mejora la productividad en los procesos documentales de las empresas

Además, con la Gestión Documental Electrónica está la personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en información. Gracias a esto, la Gestión Documental Electrónica es de suma importancia para los directivos y gerentes que conllevan muchas tareas, que siempre buscan eficiente, inteligente y rentablemente, gestionar sus trámites y hacer la administración más sencilla de sus procesos.

La información es importante ya que facilita la toma de decisiones y la transparencia de la gestión. Por otra parte, la gestión documental nos ayuda a comprender y administrar técnicas pertenecientes a la planificación, gestión y organización de la documentación producida y recibida por las entidades y por ende de la información contenida en ella, desde su origen hasta su destino final, con el fin de facilitar su utilización y conservación.

Para concluir, la misión de la Gestión Documental Electrónica es facilitar la organización de los documentos, poder controlarlos, manteniendo su vínculo archivístico, orden original y de procedencia y la relación entre las distintas agrupaciones documentales. Después de cumplir con estos procesos, las empresas tendrán un fácil almacenamiento y consultas rápidas y recuperaciones eficientes de la información. Gracias a la tecnología en gestión documental, tanto compañías como gobiernos podrán ser más rápidos en el uso de la información, reduciendo costos, ahorro en tiempo, seguridad en los documentos, para así tener una mayor productividad.

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